メルマガ
●カリスマ講師達は知っているけど教えない。「カネ」に直結する、零細経営者・独立したい人・学生さん等が絶対に知るべき「Excelの本当の話」
「Excelとはどんなソフトですか？」と尋ねられたとき、
みなさんならどう答えますか？
多くの方は「表計算ソフト」と答えるのではないでしょうか？
でも多分、本当は違います。
そう考えている限り、Excelを効率よく使いこなせる日は「永遠にやってきません」。
「永遠に」です。
そう考えている限り、Excelは、最終的には、
ＳＥやパワーユーザー、カリスマ講師だけのものです。
高度なことがしたくなると、なんだかんだ言って、
最終的には、彼らにしか、使いこなせないものになってしまいます。
最終的には、VBAプログラムや関数が書ける人達だけのものになってしまいます。
営業さんや事務員さん、学生さん、零細経営者や独立したい人、
「プログラムなんて書けないし、書けたとしても書くヒマなんて無いけど、
でも、○○別××集計を多角的に
秒単位でしたい」、
そういった人たちのものには、なってくれません。
だから、ここでは、
そういう人達のものに、少しでも、Excelがなってくれるような
そんなお話をしたいと思います。
『高度なことをしたい。
でも、プログラムはできるだけ少なくしたい。
もしくは無くせるものならゼロにしたい。』
そういうことができるようになるためのお話です。
また、僕はExcelはほとんど使えません。
カリスマ講師やパワーユーザーのようには使えません。
ExcelVBAも関数もです。
ちょこっとしか使えません。
どちらかというとよく使うのはAccessというソフトです。
でもいつもWebや雑誌、ExcelVBA書籍、Excel書籍、を見ていて思います。
『なんでExcelのこの機能を中心に教えないのかなあ？
そうすれば、こんな無駄なVBAプログラムなんて書かなくても
データの使い回しが、もっと簡単になったり、たくさんできたりするのに…。』
と。
ちなみに、僕は、Excelは、
「超小規模リレーショナルデータベース＋高度表計算ソフト」
もしくは、
「超多角瞬間集計ソフト」
だと思っています。
Excelを「表計算ソフト」と考えている限り、
「紙で集計していたときと同じ手順」でしかExcelを使えなくなるので
「電卓がパソコンに変わっただけの使い方」になってしまいます。
それでは、集計や分析にパソコンを使う意味も薄いです。
そして、子供たちや学生さんのことを考えると、
近い未来にビジネスで活躍してくれる人達のことを考えると、
今のままのExcel教育、というか、
情報処理分野としての、データ管理教育としての、今現在のExcel操作教育は、
正直、「まずい」し、「何の効率化も生まない」のではないか？
とさえ思ってしまいます。
日本の８０％が零細企業であるという現実も踏まえますと。
データの管理の効率化、スピード、共有、ネットワークがさらに重要となるのは
実に見えているのに、昔ながらのやり方しか教えていません。
そんなことで、日本の零細は大丈夫でしょうか？
やっぱり、ちょっと心配です。
というわけで、本メルマガでは、次のようなことをお話していこうと思います。
最低３〜５倍は幸せになる！「Excelの真の基礎」！！
ExcelでできるだけVBAプログラミングを使わずに、
でも使った以上のミニシステムを構築する方法。
伝えたい読者は以下の方々です。（基本、すべての人ですけど（＾＾））
・就職を控えた学生さん、
・中小・零細企業の経営幹部、
・２代目社長さん、
・独立を考えている方、
・基幹システム以外にチーム内の小規模システムを必要としている人、
・パソコンが少し得意というだけで社内のシステム担当にさせられてしまった不運な人、
・生徒さんに何を教えたらよいかに行き詰まったExcel初級インストラクタさん。
・その他、すべての人。
これらの方々を最低３〜５倍は幸せにする「Excelの基礎」「Excelデータベース」や
「データ分析」「絶対に失敗するシステム導入」等々の「本音（？）」の話などを
お贈りしたいと思っています。
（例えば零細用の販売系のミニ・バーコードＰＯＳサンプルシステムなどを例に。）
関数やVBAプログラムをできるだけ減らしつつ、
しかし、一般的な「Excelでのミニデータベースシステム」よりも
効率よくデータ蓄積や加工ができる方法を、
エッセイ形式（？）で思いつくままにお伝えします。
Accessで何ができるかのおおまかな部分をExcelで知ることもできます。
まずは、ミニ・バーコードＰＯＳサンプルシステムの中核を、
Excelにて３０分くらいで作る事例から！
ExcelとAccessとの「本当の違い」などもご説明します。
（巷でよく言われる
「Excelは表計算、Accessはリレーショナルデータベースだという説明とは
少し違うです。）
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Excelで作るミニデータベースシステム。
Excelで作るほんとに小規模なデータ管理システム。
データの一元管理（各社員のばらばら管理にならないようにする）
零細企業の経営者や独立したい人が、必ず、
「Excelでなんとかなんないかなあ？」と夢見る部分です。
通常、一般的には、
これらのシステム一般的にはExcelVBAによるプログラムをガンガン書いて、
関数をビシバシ使って作るものだ、と「決め付け」られています。
でもこのメルマガでは、VBAプログミングは極力少なくして…、でも、それなのに、
「あたかもVBAプログラムをたくさん書いたような、
”ある程度高度なデータ蓄積と分析を、簡単に行えるシステム”を作る基礎」
をご紹介します。
システム業者がやる方法とほぼ同じやりかたを、Excelの機能で、
簡単にやれる方法をお教えします。
これは例えば、アサヒビールやNEC、セブンイレブンといった大企業が
その社内で使っている「リレーショナルデータベースシステム」と呼ばれる
システムと同じ動作原理を使います。
これまでこの部分は「Excelにはできない」と紹介されてきました。
でも、本当は「できない」のではなく、一応やれることはやれるんですけど、
動作速度が遅かったり、機能が限定されているために
「使いづらい、あまり使えない」という感じです。
そのため、Excelパワーユーザーに「使えない」と
「決め付けられてきた」んだと思っています。
でも実際には、必ずしもそうとも言えませんし、
実際、零細企業や大企業の小部署などが
データ管理に使うなら、それなりに使えると思います。
そういう場面は少なくないと思います。
特にピボットテーブルと併用すると、非常に効果的です。
※ また、
「使えるか、使えないかを決めるのは、パワーユーザー
やカリスマ講師などではなく、エンドユーザーだ」
とも思っています。
パワーユーザやカリスマ講師は、効率的な方法があるなら、
一応、エンドユーザーご紹介するのが義務かなあと思っています。
これを、「Excelの真の基礎」と僕自身は呼んでいます。
それをエッセイ形式で、思いつくままに、お教えします。
ExcelでAccessのようにはできませんが、
Excel初心者であっても、データ管理や分析の好きな人なら、
それほど難しくないと思いますし、わかると思います。
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Excelで売上管理などのデータ管理をする場合、
その使い方は大きく分けて２つあると思います。
(01)原理的（手順的）には紙での集計とほとんど同じやりかた。
(02)原理的（手順的）に紙での集計とはまったく次元の違うやり方。
以上の２つです。
Excelでは、以上の２つの方法をとることができます。
また、２つを融合することもできます。
本来は、「どちらが正しくてどちらが間違っている」、ということは、ありません。
TPOにあわせて効率のよい方を使えばよいです。
どちらも必要です。
またTPOにあわせて、融合もさせます。
ただし、「売上管理」や「売上分析」などの場合に限っては、
(01)だけしか知らない、とか、(01)だけで全部をまかなう、というのは
（ある意味）間違っています。
間違っている、というと語弊がありますね。
もともと、(02)を教えてもらえてないのですから、
(01)のやり方だけでやらざるをえない、といったほうが正しいですね。
大手パソコン教室を含めた、一般的なパソコン教室では、
(01)のやり方しか教えないところが多いですから。
★でもそのおかげで、私たちエンドユーザーは、
「本当に効率の悪いデータ管理」を強いられてしまっています。
実際、売上データ管理におけるムリ、ムダ、ムラ、は増える一方です。
そして、
「バラバラになっている売上データをなんとかしたい」という
零細企業等のほぼ１００％が
(01)の方法だけしか知らず、そのせいでがんじがらめになっています。
大抵VBAプログラミングや関数の多用に追い込まれ、失敗します。
システム導入の際、すべてをシステム業者に丸投げして、失敗するのも、
(01)のやり方しか知らない会社や経営者です。
逆に(02)のことを知っている会社や経営者は、
ある程度の必要最小限のことだけをシステム業者に依頼します。
Accessを使ってある程度のこともできるようになっているでしょう。
ExcelでVBAプログラミングを使わなくてもシステム業者並みの
相当のことができる、ということを既に知っているからです。
だから、もとから、多くのことを頼む必要がないのです。
また、「わからないところ」が口で説明できるので丸投げすることもありません。
業者を「チェック」できます。
また、高度な資格をもっているITの人材でも、
「どこまで本当に我が社のことを考えてくれるか？即戦力になるのか？」は
入社前にはわかりません。
でも、それもチェックできるのです。
独立したい人にとってもそうです。
(02)のようなデータ管理の基礎をしていれば、データ管理にかける無駄な
費用が圧倒的に少なくなります。
なのでこれを知らない手はありません。
何度も言うようですが、売上管理と、売上分析、
顧客心理分析、などの世界においては、ですけど・・・。
詳細についてはここでは触れませんが、とにかく、
(02)のことを何も知らないということは
「売上データ管理上」、「顧客コミュニケーション上」、
「非常にソン」だ、ということだけ覚えておいてください。
また、(02)はVBAほど難しくなく、しかし、VBAを覚えるよりも効果が高く、
しかも、知らない人と知っている人とでは、作業に５〜１０倍以上の差が出る、
ということも知っておいてください。
そして
『 （適材適所で）、(02)のやり方をベースに持っておいて、
それではまかなえないところだけ(01)のやり方で穴埋めする・・・』、
という形を「基本」として進めていくやり方が
もっとも効率がよい、ということも覚えておいてほしいと思います。
そのほうが、ExcelVBAも、関数も、今の１０倍は生きて、また、活きてきます。
私はExcelのことをほとんど知りません。
Excelエキスパートに比べたら、何も知らないに等しいです。
Accessのことなら少しはわかりますが・・・。
でも、WebやExcelであまりにも効率の悪いデータ管理の方法ばかりが
紹介されているのを見て
「これでは零細企業がかわいそうだ」と思いました。
なぜ、Excelエキスパートたちやマイクロソフトは、
これまで何も教えてこなかったんだろう？・・・と少々不思議です。
もしかしたら、Accessでできるから、とか、
VBAよりも難しいと思われているからとか、
いろんな理由があって、「どうせ教えても失敗するし、活用場面が狭いから」
と考えられているのかもしれません。
そうなのかもしれませんが、僕が今からお話することを、
・就職を控えた学生さん、
・中小・零細企業の経営幹部、
・２代目社長さん、
・独立を考えている方、
・基幹システム以外にチーム内の小規模システムを必要としている人、
・パソコンが少し得意というだけで
社内のシステム担当にさせられてしまった不運な人、
・生徒さんに何を教えたらよいかに行き詰まった
Excel初級インストラクタさん、
等々が知らない、教えられてない、というのは、僕は本当に罪だと思っています。
もし
・日本全体のデータ管理を遅らせたり、
・子供たちや大学生に間違ったデータ管理教育をすることになったり、
・また、悪徳システム業者（？）をはびこらせたり
（そんなのもう居ないと思いますけど）、
・「システム導入」の失敗が減らなかったり、
・「システム導入」の際、業者とうまくコミュニケーションがとれなかったり、
なんてことがあるとすれば、データ管理教育が間違っているからだと思うのです。
つまり、これからここでお話しすることをこれまで Excelユーザーにまったく
教えてこなかったからだと思うのです。
あくまでも、僕の個人的な意見ですけど。
なので、ここでは、それを少しでも回避というか、減らすために、
Excelの真の基礎について、お話しようと思います。
ちなみに(01)と(02)についてもう少し詳しく書くと以降のようになります。
売上管理と、売上分析、顧客心理分析、などの世界においては、
例えば、以下のような性格を持っています。
ご参考にしてください。
(01)原理的（手順的）には紙での集計とほとんど同じやりかた。
電卓がパソコンに置きかわっただけだが、縦横集計と構成比計算、
検算がラクになります。それだけでもおお助かり。
ただし、残念ではありますが、「そこ止まり」の感が強いことは否めません。
経営者がすぐに行いたい、
「○○別集計」といった集計を利用した「多角的な集計や分析」には
あまり向かないやり方です。
高度な集計や分析をしたいと思うとどうしても、
VBAプログラミングや関数を多用せざるを得ません。
理由は、「紙で集計していた時と同じ手順の計算方法だから。」です。
「パソコンを使う、本当の意味が分からない」方法だから、です。
さらに残念なことに、ほとんどのパソコン教室では
こちらしか教えません。
また、VBAプログラミングや関数、リンクなどが量的に多くなってくると、
一般的な、営業や事務の人がメンテをしていくことは難しいです。
引継ぎもやりにくいです。
※串刺し集計やリンクの多用、数式の複雑化にも結びつき、
集計ミスを誘発しやすくなります。
(02)原理的（手順的）に紙での集計とはまったく次元の違うやり方。
経営者がすぐに行いたい、
「○○別集計」といった集計を利用した「多角的な集計や分析」には
あまり向くやり方です。
一般的なパソコン教室やExcel書籍ではほとんど教えられませんが、
簿記や英語のような世界標準の技術を使うため、本当に効率的です。
その「簿記や英語のような世界標準の技術」によって、
「決まりきっただれもがやりたいと思う集計」が簡単にできるように
すでにある程度システム化されています。
だから、VBAプログラミングや複雑な関数をあまり使わずに、
ある程度高度な各種提携集計、分析ができます。
集計や分析、データの再利用の幅も(01)と比べれば、5倍も10倍も
簡単に、速度を持って広がります。
システム業者と同じやり方です。
「パソコンをつかう本当の意味」がわかるやり方でもあります。
経営者や独立したい人、Excelを多用する職場に就職する学生さんは、
絶対に知っておかなければならない基礎、方法です。
これは例えば、アサヒビールやＮＥＣ、セブンイレブンといった大企業が
その社内で使っている「リレーショナルデータベースシステム」と
呼ばれる種類のデータ管理システムがあるのですが、それと同じ
動作原理を使います。
また、構築パターン、管理パターンがあるていど決まりきって
いるため、VBAプログラミングや関数、リンクなどが（01)の半分以下に
抑えることができます。
ですので、ある程度のところまでは、
営業や事務の人がメンテをしていくことは可能です。
引継ぎもやりやすいです。
特に、自分たちでは困難になったとき、業者に頼む時に
かかるお金が(01)の半分以下になると思います。
※効率よい反面、勉強が必要です。
でもVBAプログラミングほどではありませんし、
VBAを覚える以上のメリットがあります。
他のデータベースソフトも同じ理屈を使うので
他のデータベースソフトに応用がかなり利くからです。
VBAを先に覚えるより、こちらを先に覚えたほうが、絶対にお得です。
自社の社員全員が(02)を知っていれば、データ分析にお金がかかると
いった場面はほとんど無くなると思います。