● 真の「あたし・ぼくExcelができるよ」の定義

★ 結論

定義
Microsoft Query(あるいはSQLQueryTableオブジェクト+ADOやDAO+そのためだけのVBA) やピボットテーブルが自由に使えて、自分で勝手に(★他人の仕事を邪魔せず、★他人の時間を奪わず、★他人に迷惑をかけず・頼らずとも)、基幹システムからデータを引っ張り出して 色んな角度からの集計やリストアップが短時間のうちにできる。

※ 注・・・Microsoft Query は、Excel2000以降ならどれでも使える・かつ・「SQL Serverの ” ビュー ” 」や「Accessの " クエリ " 」と同系統の機能です。GUIにてドラッグやクリックでSQL文の作成・操作ができます。

  
  

★ 補足

少なくとも、目的のために必要な集計をするにはどういう列(項目やデータ)が必要かがわかり、「期間別・地域別・担当者別・月度別・検索ワード別 等々の 〇×別△□別集計やリストアップ」といったビジネス定型集計やリストアップを、誰かに聞かなくても(=誰かの大切な時間を奪うことなく自分だけで)、VBAプログラムは一切使わずにできる。

それが、真の「あたし・ぼくExcelができるよ」ということだと思います。
(このあとで初めて、「プログラミングやワークシート関数の多段的利用ができれば尚いい」、ということになろうかと思います。)

だってExcelって「集計するためのソフト」ですから。

「きれいな作表」の前に、「集計するソフト」ですから。

言葉が悪くて申し訳ありませんが、あえて暴言をしてしまいますと、日常的な業務の中で、きれいな作表や印刷はある意味どうでもいいのです。(ご自分の大切なプレゼン等以外は。)

ちょっとくらい印刷や罫線がおかしくったって誰も死にはしません。(ご自分の大切なプレゼン等以外は。)

Excelで地図なんて書けなくてもなんの問題もありません。
Excel方眼紙なんか使えなくてもなんの問題もありません。
Excelで文章なんて書けなくてもなんの問題もありません。

まずそれよりも先に、「意思決定のための数字や接客記録等々を、自分の思いのままに出す」、ことが大切で、それが「真のExcelの目的」です。

あるいは、当サイトの範疇を超えてしまいますが、いろんな角度からのシュミレーションをしたり、統計の何かに利用する、などのことが目的です。

そして特に、当サイトの守備範囲の「ビジネス定型集計とリストアップ」に限ってだけ言えば、プログラミングや複雑な関数の処理ができることは目的ではありません。それらは「手段のひとつ」なだけですので・・・

「プログラミングや複雑な関数を使用せずとも、自分が知りたい数字や情報・記録を即座に調べられる力がある」、「そのやり方を知っている」ということのほうが、お仕事の「基礎力」としては重要です。

パソコンの中の数字やデータというものは、商圏の状況も顧客心理も入力されておらず、仮に入力されていたとしても数値とは掛け合わせられないので、「実際に役に立ってからでないと本当に役に立つのかどうかわからない」ですし、また、「事実ではあるが真実である保証は何もない」というかなり微妙なものです。

ですので、例えば「集計」の場合、そんな、何になるともわからないものを誰かの時間を奪ってまで誰かにやらせるというのは、ある意味大変申し訳ないことです、

なので、できるだけ自分一人でいろんな数字を出すことを頑張る・・・ということは、マナーといいますか、やっぱり必要かと良いと思います。

また誰かに集計代行を依頼されたときに、全員でいつでもそれがカバーできる状態になっておくこともマナーのひとつといいますか、あたりまえになっていることが理想かと思います。

そんなとき、いちいちVBAプログラミングを駆使しないとそれが実現できない、というのは問題です。

お一人お一人がそういう意識でExcelを扱えば、仮説と検証の風土化やPDCAサイクル回し、「問題の数値化」などにも役に立つかもしれません。

集計やリストアップのコストダウンには必ず貢献できると思います。

また、無駄なシステム発注や機能追加も減るでしょうし、システム業者さんとも話がしやすくなると思います。

  
  

★ 以上を踏まえた、どの「業種・職種・シーン」でも最低限できなければならないこと。(ついでにWordも。)

「Excel・Wordが出来る」といった場合は、例えばですが、以下のような機能は、最低限、おさえておく必要があるような気がします。

「文字がそこそこのスピードでそこそこ正確に打てる」、ということは必須なので、それ意外に・・・、という機能です。

●Excel

・セルへの値の入力

・TABキーで右方向へのセル移動、Enterで、行の最初へ戻る、みたいな操作。Shit+TABで場所を戻る、みたいな操作。

・入力規則

・ドロップダウンリスト作成
(Alt+↓キーと、入力規則の中の機能で)

・セルの書式設定(色、表示形式、その他)

・セルの罫線設定(値を入力して、表が完成したら一番最後にやる。)

・フォントの調整(セル内でも一応自由に変えられる。色とか大きさとか。)

・条件付き書式

・セル内での改行

・「図」と「図形(オートシェイプ)の違いの理解と、ちゃんと扱えること。

・図や図形のグループ化・解除など。

・日付データと「シリアル値」の理解

・コンピュータそのものが、もともも「少数」で計算間違いをちょいちょいするので、Excelの場合、どういうときに少数の計算間違いをするかをチェック

・「セル結合」は「データ蓄積や計算には害悪なことが多い」ので、原則:帳票作成のとき以外「しない」というルール

・テキストボックスの挿入と設定と活用(セル結合の代用としてなどなど)

・リスト形式(=データベース形式=明細形式)の表と、クロス集計表(マトリクス表)の違いを理解し、基本、クロス集計表はリスト形式の表から「出来合いの自動集計機能(ピボットや集計の機能)」で作る、手作業で作ることは極力避ける、ということを目指す。
リスト形式(=データベース形式=明細形式)の表は、1回入力したデータを、何十通り・何百通りにも使いまわせますが(データの再利用がいかようにも利く)、クロス集計表はそういったことがあまりできません。
と、そういったことをデータを扱う上での常識として、知っておく必要があります。

・「テーブル」機能
・リレーションシップ機能
・PowerQuery(???)

・グラフの作成の各種機能

・リスト形式の表がスタート(蓄積用)で、クロス集計表が(集計用)がある意味ゴールという考え方にしたほうがいい。

・オートフィルタ

・フィルタオプション?(セルに値を入力してフィルタ結果を変化させる機能)

・並べ替え機能

・ピボットテーブルは必須。無駄なワークシート関数が減る。

・できればMicrosoft Query(SQL)も学ぶ。さらに無駄なワークシート関数が減るし、ピボットテーブルとの併用でミニリレーショナルデータベースが作れる。 複雑な条件での集計やリストアップ、重複調査等々が、ワークシート関数やVBAのの2~10倍は効率よく行えます。

・関数の利用→(https://book.impress.co.jp/books/1117101053 の内容くらいを知っていればまずは十分です。)特に月度や年度、月度や年度の締め日、曜日、年齢、日付、などを出すための、関数を利用した数式。

・各種ショートカットキーの活用(「Excel ショートカットキー」でWebで調べてください)

・左手にマウス、右手にテンキー、でも使えるようにする。(ショートカットキーを利用して「マウスを使わないこと」を自慢する人が多いですけど、それだけだとかえって「遅い」場合もそれなりにあります。)

・「オートフィル」
・連続値の一括入力

オートフィルが使えない状況(空白セルが途中にあるとか)で目的の列に数式や連続値を一括入力するときに使う機能
・「名前ボックス」の理解と、名前ボックスでのセル範囲の一括選択
・その後の選択した全セルへの、一括での数式の貼り付け
・その後のセル範囲のコピーと、「形式を選択して貼り付け」(値の貼り付け)

・PDF化機能(必ず、「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外して作成する。でないとPDF化したファイルの中で、文字列検索がまともにできなくなってしまうので。)

・列と行の「表示」を両方、全部一発で行う操作
「一部の特定の列や行」を、「わざわざ非表示にして渡してくる迷惑な人」が居るから必要です。(そこに計算式が隠れていたりとか)

・列幅を一発で全列、最適化したり、一定の列幅にそろえる操作(数値を設定せずにダブルクリックやドラッグだけで。)単に見やすくしたいときに使います。

▼その他の重要な機能

・形式を選択して貼り付け→値のみ、書式(セル幅設定)、などの貼り付け。

・セル範囲に名前を付ける。(名前ボックスでも付けられます。)→ピボットテーブルとMicrosoft Query、その他いろんな場面に効力を発揮し無駄なVBA、関数の激減に貢献します。

・連番列と連番の作成。原状復帰が簡単にできるように。(数式での連番は並べ替え異常をきたして恐ろしいことになる=表がメチャクチャに破壊されるので絶対に禁止。数式で作った連番は必ず形式を選択して貼り付けで「値の貼り付け」で数式から値に変換しておきます。)

・「マクロの記録」の機能
使わないまでも知っておくべき重要な機能です。(この機能をバカにしたり、VBAのオブジェクト調査機能としか考えていない、4流以下の講師などが多いですが、そういう人たちは「コスト意識がゼロ」で、VBAが書ける人が偉いと勘違いしているので無視してください。)

▼Excelで「ハマりやすい」、注意が必要な機能

・セルの結合
データの蓄積や集計の時は色々とトラブルを生みやすいので、原則:帳票印刷のときだけに利用するようにします。)

・並べ替え
Excelの並べ替え機能は、横方向の並べ替えもできて大変便利なんですが、Accessなどのデータベースソフトの「並べ替え機能」と比べると、危険極まりない機能であるともいえます。
1シート内に複数の表がある場合に個別に並べかえする場合や、セル範囲を選択してから並べ替える場合、数式で作った連番列で並べ替える場合・・・等々において、表がメチャクチャに破壊されて(バージョンによって?とか、VBAでの処理をした場合などに)、メチャクチャに破壊されたまま、元に戻らないことがあります。
1シートにつき、1つの表、ならあまり問題にはならないのですが、1シート内に複数の表があったり、空白行、空白列などがあると、データをメチャクチャに破壊される危険性があります。
特に、「今操作している表」ではない「その他の表」がいつのまにか「ぐっちゃぐちゃ」になっていることがあります。
僕は率先して使わない機能です。
使うときはすごく慎重になります。

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・VBA。できれば知っていた方がいいかもですが、知らなくても問題ありません。

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●Word

・「おせっかいで使いづらい初期設定」のOFF(「Word おせっかい 初期設定」でWeb検索してみてください)

・フォント(文字の大きさや種類)などの設定

・行の高さ・行間(Wordでは「段落」と呼んでいます)などの設定

・Tabによる左揃え

・表の挿入

・表内のセルの内側、テキストボックスの内側の、文字入力スペースの周囲の間隔や、文字と文字の間隔の設定など。

・ワードアートの挿入?(要らないかも?)

・ルーラーの利用

・図や図形のグループ化・解除など。

・「段落(=改段落=段落記号)」と「改行のみ(=改行記号)」の違いの理解。WordのEnterキー押下は基本、「改行」ではなくて「改段落」ということを理解し、Wordは「行単位」ではなく、「段落単位」の設定が多いので注意します。

・「図」と「図形(オートシェイプ)の違いの理解と、ちゃんと扱えること。

・テキストボックスの挿入と設定と活用

・できれば「スタイル」設定

・各種ショートカットキーの活用(「Word ショートカットキー」でWebで調べてください)

・左手にマウス、右手にテンキー、でも使えるようにする。(ショートカットキーを利用して「マウスを使わないこと」を自慢する人が多いですけど、それだけだとかえって「遅い」場合もそれなりにあります。)

・PDF化機能(必ず、「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外して作成する。でないとPDF化したファイルの中で、文字列検索がまともにできなくなってしまうので。)

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多くの業種・職種・シーン、で共通に知っていなければならないのは、こんな感じの機能たちかな・・・と思いました。
業種・職種・シーンが変われば、もっと増えると思います。

多分、モレがあると思いますが、一応の目安になれば幸いです。

でも、もしかしたら、「速く文字が打てる」、ことのほうが重宝されるかもです。