● ExcelでもAccessでも、顧客台帳（顧客マスタ）を作るときのヒント（できるだけ細かくしてしまう）
※まだ書きかけです。すみません。
目次
★ 将来的に商圏の近隣でローラー作戦を想定する場合の列の分割について
★ 将来的に商圏の近隣でローラー作戦を想定しない場合の列の分割について
★ その他の注意点について
ExcelでもAccessでも、顧客台帳をつくるとき、どうしたらいいのだろう？と考えてしまうときがあります。
特に、「どのくらいの列に分割したらいいのだろう？」などという疑問も出てきます。
ここでは、そんな、顧客マスタを作るときのヒントなどを書いていきたいと思います。
★ 将来的に商圏の近隣でローラー作戦を想定する場合の列の分割について
この場合は、できるだけ細かく、列を分割するといいと思います。
無駄な関数を使わないようにするためと、ローラー作戦の時、町別、番地別に並べ替えた顧客リストが欲しくなることがあるためです。
また、ローラー作戦をしないと分かっていても、細かく列を分けてあれば、あとは、列を「＆」などで結合するだけなので、関数を使うにしてもシンプルにできます。
VBAを使う必要もなく、作る時間の無駄、コストの無駄を生むこともありません。
この場合、例えば、名前は姓と名、そして各々のフリガナ、住所も、郵便番号、都道府県、市区町村群、字大字、丁目、番地、枝番、建物名、号室、・・・等々、よく使う電話番号１、自宅電話番号、電話番号携帯、携帯２すべてをバラバラにしてそれぞれの列を作ります。
特にローラー作戦をしたい場合は、町別、丁目別、番地別に並べ替えができると効率よくローラーできる場合もありますので、町だけでなく、丁目、番地、枝番、もバラバラにしておきます。
ハイフンの入力もせずにすみ、入力も少しラクになります。
これが町も丁目も番地も全部つながっていると、「のちのち」がすごく面倒くさいです。
番地をハイフンで区切って入力する人もいれば、お客様が顧客登録用紙に書いたとおり、「丁目」や「番地」という語句で区切って入力する人もいれば、いろいろなので、のちのちその違いを考慮して列を分けることが必要になったとき、本来書かなくていい無駄なVBAや関数を書く羽目になります。
それに何時間も費やしてしまいます。
言葉が悪くてすみませんが、「クソ忙しいときに限って・・・」というようなことが顧客マスタがらみでも起こってきますので、そういうときのためにも・・・。(^^)
個人事業主さまにおいては、外部のExcelが得意な人に無駄な出費をすることもあります。
そういう無駄なコスト、無駄な時間を発生させないためにも、ぜひ、顧客マスタをいい加減にせずに、細かく、列を分けて作ると良いとお思います。
どんなお仕事でも、お仕事上で 「顧客マスタをいじる」ことは結構多いので、ローラー作成をするしないに関わらず、あらかじめ、分解をできるだけしてしまうほうが、時間コスト的にも金額コスト的にも、あとがラクです。
また、都道府県、市区町村群、町字大字、丁目、番地、枝番、みたいなものを、「第1街区」「第2街区」「第3街区」「第4街区」「第5街区」「第6街区」・・・などとしてしまってもいいかもしれません。
地図ソフトなどでそうのように建物などを記してあるものがあります。
住所や郵便局の郵便番号などは構造的なデータになっている感じがするので、それでもだいたい辻褄があうような気がします。
「気がします」、だなんていい加減なこと言ってはいけないかもしれませんが、何にでも例外はありますので、それを認めてしまってさささっと「街区」で処理してしまうか、あるいは「都道府県」などと処理してしまうか、決めてしまったほうが早いと思いますし、良いと思いますので、お好きなほうでやれば大丈夫かと思います。
「第1街区」→都道府県を入力
「第2街区」→市区町村を入力
「第3街区」→町字大字を入力
「第4街区」→丁目のみを入力
「第5街区」→・・・
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といった感じにして、「住所01」を「第1街区＆第2街区＆第3街区＆第4街区・・・」としてしまう形でもいいですよね。丁目と番地の間はハイフンでつないで。式でつなげば、ハイフンの入力間違いも減ります。
ビル・マンション名なども同じように処理します。
棟、号室、などの文言も、そういう列を専用に作ってもいいですし。
★ 将来的に商圏の近隣でローラー作戦を想定しない場合の列の分割について
住所の列をどのくらい分割するか、だけだと思います。
将来を見越して、今は必要なくても前項の「★ 将来的に商圏の近隣でローラー作戦を想定する場合の列の分割について」のようにするほうが良いかとは思います。
何をするにも、「Excel側で関数で１つの列を何らかの基準で２つに分ける」、という面倒くさい無駄作業がかなり減ります。
★ その他の注意点について
・よく使う電話番号フラグ？番号？
連絡のつかない電話番号をいただくとかえって業務に支障が出ることがありますので、固定電話と携帯電話の両方、および、
電話番号テーブルを別途に作って顧客マスタとリレーションさせるか、面倒なら、「一番使うお電話番号」と「その他の電話番号」という２つの列を設け、「一番使うお電話番号」に携帯か固定のいずれか、「その他の電話番号」でも携帯か固定のいずれか、プラス、本当に更に別のお電話番号、を入れます。
「その他の電話番号」に複数の電話番号がある場合は、固定なら先頭に★印を付け、携帯なら先頭に▼印をつける、といった形で★や▼で区切れば、のちのちの検索もラクです。
「その他の電話番号」は不在時・TEL番号変更時・緊急時につかうものなので、つまり、ほとんど使われないので、この列こあまり仕組み的に高度なものを作る必要もありません。
ポイントカード忘れのお客様もこの２つの列で判別すればいいと思います。
ご家族であっても、携帯を個人個人でお持ちなら、別人と判断もできますし。
・メールについて
基本、電話番号と同じです。PCと携帯があるとお者で、「一番使うメール」と「その他のメール」という２つの列を設けて処理します。
ただ、メールは携帯でもPCでもころころ変わって届かなくなるので、常に、リフレッシュする作業が必要ですが、メールで売り上げがそれほど伸びないなら、リフレッシュ作業が意味がないかもしれないので、メールの扱いは微妙です。
・FAXについて
・作業の対象（ある意味実質の顧客？？）が人ではなくて建物や部屋の場合→建物マスタ？
・請求先と顧客が違う場合→請求先マスタを作る必要ある？
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